請 AI 幫忙寫信，是「建議」。讓 AI 自己打開通訊錄、寄出報價或刪除檔案，已經是「替公司動手做事」。這兩件事常被放在同一個「AI 助理」名稱底下，出了錯才發現權限和責任都沒講清楚。
科技新報近期以「誰在替你下指令」討論 AI 助理出錯後的責任。我們從實際工作流程來看，與其等事故後爭辯「是人還是 AI 犯錯」，更應該在交付帳號與權限前，先決定哪些步驟能自動做、哪些必須有人確認。
第一條線：誰提出任務，誰准它做什麼
員工說「幫我整理客戶信」，不等於授權 AI 回覆客戶。主管要求整理報價，也不代表它能改價格。任務文字應說清楚目標、可讀取的資料和禁止的動作。最簡單的分法是：讀取和草擬可以先試；對外寄送、付款、刪除及改權限，則需另外批准。
資安組織 OWASP 把「給 AI 超過工作所需的能力和權限」列為風險。白話說，若只是整理三封信，就不要把整個公司郵箱的刪除權限交出去。
第二條線：何時要停下來等人簽核
設定一個明確的「送出前」關卡：AI 可以準備草稿、列出引用來源和變更清單；人確認收件者、金額、附件與敏感資訊後，才按下最後的送出鍵。對可逆的小事可縮短流程；對一送出就收不回的事，別省這一步。
NIST 的 AI 風險管理資料提醒，工作流程要分清人與 AI 的角色，以及哪些情況由人監督。這不是要每一步都開會，而是讓最有風險的動作有負責人。
第三條線：留下可追的紀錄
至少記下四件事：誰啟動任務、AI 讀了什麼、準備做什麼、誰批准最終動作。出錯時才有辦法分辨是指令不清楚、資料錯誤、權限過大，還是審核漏看。記錄本身也要保護個資，不能把整份機密文件無限制地存進日誌。
常見問題：AI 做錯事，法律責任一定算公司嗎？
不能一概而論。合約、職務權限、服務條款、損害與所在地法律都會影響責任判斷。本文談的是降低風險的工作設計；真正的個案需由法律專業人士依事實評估。
今天就能做的第一步：列出團隊目前讓 AI 接觸的工具，圈出「寄送、付款、刪除、改權限」四類動作。每一項指定最後簽核人，再讓自動化上線。
