按下加入會議前，參與者能不能先知道錄影、逐字稿與 AI 筆記會如何處理？Google 11 月 3 日公告，Meet 新增管理員自訂政策文字功能，讓組織在入會前的準備畫面顯示簡短通知，並可附上更完整政策的連結。

管理員可以設定每次都顯示，或只在會議正在錄影、製作逐字稿、由 Gemini 記錄筆記時顯示。這項功能預設關閉，要由管理員在 Meet 安全設定中啟用；官方自 11 月 2 日起擴大推出，可能超過十五天才讓適用帳號看到。

通知有地方放，內容仍要由組織決定

這次更新解決的是通知呈現的位置，不會替公司自動寫好一套資料政策。適用版本包含部分 Business、Enterprise、Education 與其他指定方案，並非所有免費個人帳號都能自行開啟企業管理設定。

編輯部建議，短通知先回答參與者最直接的問題：哪些紀錄可能產生、誰能取得、可以到哪裡看詳細規則。內容應讓人看得懂，不宜把一大段內部規章壓成難以閱讀的小字。

例如遠距專案討論可能留下圖像、客戶名稱與未公開設計。團隊可在詳細政策頁說明保存位置、分享範圍與負責窗口，再讓短通知指向該頁。這是企業可採用的管理做法，不是 Google 公告保證會自動完成的流程。

有提醒，不代表資料分享問題已處理

會議錄影、逐字稿與 AI 筆記是不同資料，權限與用途也可能不同。看到會前通知，不能直接推論每位參與者都已取得一切必要授權，或可以把紀錄任意轉給外部人員。組織仍需要依自己的資料使用要求安排處理方式。

主持人也應知道如何回應詢問。若來賓不希望某段討論被記錄，至少要能找到負責人，判斷是否停止相關功能或改用其他方式討論，不能只說「進會議前已經跳過通知」。

對跨部門協作，還可以把政策頁與實際操作對照：通知說只有專案成員能看，分享設定就應符合這個範圍；通知說有保存期限，也要有人負責執行。這些才是提醒之外的工作。

Meet 把告知時點往入會前移，讓公司更容易把規則放在參與者看得到的地方。導入時，先寫一段簡短且可執行的文字，再確認它與錄影、筆記及分享方式一致，會比單純開啟新功能更有幫助。